Wanneer een medewerker vertrekt, is het belangrijk dat het afscheid niet alleen persoonlijk goed verloopt, maar ook administratief vlekkeloos. Toch komt het regelmatig voor dat een oud-medewerker nog salaris ontvangt, simpelweg omdat het offboarding proces niet goed is ingericht. Dit kan leiden tot onnodige kosten, frustratie en reputatieschade. In deze blog lees je wat offboarding is, waarom het zo belangrijk is en hoe je voorkomt dat en vertrekkende medewerker nog op de loonlijst staat.
Een oud-medewerker die nog salaris ontvangt, klinkt als een administratieve nachtmerrie. En dat is het ook. Vaak ontstaat dit probleem door:
Een goed ingericht offboarding proces voorkomt deze fouten. Het zorgt ervoor dat alle betrokken afdelingen weten wanneer een medewerker vertrekt en welke acties daarbij horen.
Een onvolledig of slecht uitgevoerd offboarding proces kan verstrekkende gevolgen hebben voor een organisatie. Hieronder vind je de belangrijkste risico’s en hun impact.
Financiële schade
Het meest directe gevolg is dat een oud-medewerker onterecht salaris blijft ontvangen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als:
Security- en datarisico’s
Als account niet worden afgesloten, kan een ex-medewerker toegang houden tot onder andere e-mailaccounts, klantgegevens, financiële systemen en interne communicatiekanalen. Dit vormt een serieus risico voor datalekken en misbruik van bedrijfsinformatie. Een oud-medewerker kan bijvoorbeeld maanden na vertrek nog in het CRM-systeem. Klantgegevens kunnen nog gewoon gedownload worden, wat kan leiden tot een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en reputatieschade.
Juridische complicaties
Als een medewerker onterecht salaris ontvangt, moet dit worden teruggevorderd. Dit kan leiden tot:
Als een medewerker bijvoorbeeld weigert om het te veel betaalde bedrag terug te storten, zal de organisatie een incassotraject moete starten. Dit kost veel tijd en geld.
Verlies van vertrouwen en reputatie
Een gebrekkige offboarding kan het vertrouwen in de organisatie schaden. Medewerkers zien bijvoorbeeld dat processen niet op orde zijn. Vooral nieuwe medewerkers krijgen zo een negatieve indruk, terwijl je dat juist wilt voorkomen.
Verstoorde HR- en salarisadministratie
Een incomplete offboarding zorgt voor fouten in:
Dit maakt het lastig om betrouwbare data te verzamelen en te rapporteren, bijvoorbeeld bij accountatncontroles of bij aanvragen van subsidies.
Een waterdicht offboarding proces is de sleutel. Hier zijn enkele praktische tips:
Offboarding is het proces waarbij een medewerker op een gestructureerde manier uit dienst gaat. Het is de tegenhanger van onboarding, en minstens zo belangrijk.
Een goed offboarding proces bevat:
De voordelen van een goed offboarding process zijn voelbaar. Zo ontstaan er minder fouten en dus minder kosten en krijg je een betere reputatie als werkgever. Ook ontwikkel je inzicht in verbeterpunten via exitgesprekken en bescherm je bedrijfsinformatie.
Door het offboarding proces te standaardiseren en te automatiseren, voorkom je dat een vertrekkende medewerker onbedoeld op de loonlijst blijft staan.
Wil jij zeker weten dat jouw offboarding proces goed is ingericht? Securex helpt organisaties bij het opzetten van efficiënte HR-processen, van onboarding tot offboarding. Met onze expertise en tools voorkom je dat oud-medewerkers nog salaris ontvangen en houd je grip op je personeelsadministratie.
Wil jij meer weten over het efficiënter maken van jouw HR-afdeling met HR-tech? Lees dan eens deze blog!