In Nederland ben je wettelijk verplicht om je administratie te bewaren, en zo ook je personeelsadministratie. Gaat er iemand bij jou uit dienst? Zorg er dan voor dat jij geen fouten maakt bij de uitdiensttreding. Een aantal onderdelen van jouw personeelsadministratie moet je bewaren. Weet jij welke onderdelen en hoe lang?
Naast dat je als werkgever zelf actief de personeelsadministratie moet bewaren en verwijderen zodra dit nodig is, kan een werknemer ook vragen om zijn of haar persoonsgegevens te verwijderen. Dit wordt het recht op vergetelheid of gegevenswissing genoemd.
In deze blog praten we je bij over het bewaren van de personeelsadministratie, het recht op vergetelheid en hoe je dit allemaal in goede banen kan leiden.
Bij de uitdiensttreding van een medewerker heb je een personeelsadministratie die overbodig is geworden. Toch moet je delen hiervan bewaren. Wij hebben in een handig overzicht gezet hoe lang je welke onderdelen voor de personeelsadministratie moet bewaren.
| Type gegevens | Bewaartermijn | Toelichting |
| Gegevens die niet meer nodig zijn. | Direct verwijderen. | Oude adresgegevens, verlopen contracten, etc. |
| Overige personeelsgegevens. | Maximaal 2 jaar. | Sollicitatiebrieven, cv’s, vakantieoverzichten, functioneringsgesprekken, ziekteverzuim. |
| Loonbelastingverklaring en kopie van het ID-bewijs. | 5 jaar. | Verplicht voor de Belastingdienst. |
| Salarisadministratie. | 7 jaar. | Verplicht op grond van de Belastingwetgeving. |
Enkele belangrijke aandachtspunten zijn:
Het is belangrijk om zorgvuldig met de gegevens en bewaartermijnen om te gaan, om boetes te voorkomen. Ook kunnen betrokkenen schade lijden doordat hun gegevens onterecht zijn bewaard of niet tijdig zijn verwijderd. In dat geval kunnen zij een schadevergoeding eisen. Dit alles kan leiden tot klachten en reputatieschade, door onderzoeken die de AP kan starten, negatieve publiciteit en vertrouwensverlies bij medewerkers.
Het kan zijn dat een werknemer zelf ook gegevens wilt laten wissen. Dat wordt het recht op vergetelheid genoemd. Het recht op vergetelheid stelt individuen in staat om zoekmachines te verzoeken om bepaalde zoekresultaten te verwijderen die betrekking hebben op hun naam. Dit kan zijn omdat informatie onjuist, irrelevant, onnauwkeurig of buitensporig is. In de AVG is dit recht verder uitgewerkt als het recht op gegevenswissing. Het recht op gegevenswissing stelt individuen in staat om organisaties te verzoeken de persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen gegronde reden meer is om deze gegevens te verwerken.
Er zijn enkele situaties waarbij een werknemer het recht van gegevenswissing uit kan oefenen:
Als werkgever zijn er enkele aspecten waar je rekening mee moet houden, als een werknemer het recht op gegevenswissing uitoefent:
Het offboarden is een belangrijk onderdeel bij de uitdiensttreding van een werknemer. Bij de juiste offboarding van werknemers bescherm jij jouw organisatie tegen juridische geschillen en bedrijfsrisico’s. Je wilt namelijk voorkomen dat gevoelige informatie het bedrijf verlaat. Maak een stappenplan voor een algehele goede offboarding, maar zorg dat je ook een goed IT-stappenplan maakt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat e-mails worden doorgezet naar een vervanger of direct collega en dat toegang- en inlogcodes zijn gewijzigd.
Denk er ook aan of de vertrekkende werknemer een belangrijk contactpersoon voor klanten is. Is dit het geval, zorg er dan voor dat klanten op de hoogte zijn van het vertrek en weten bij wie ze na het vertrek terecht kunnen.
Sluit na vertrek alle accounts van de werknemer.
Wij ondersteunen je op verschillende manieren bij uitdiensttreding. Wil je een goede workflow opstellen, weten hoe de laatste loonstrook van de vertrekkende medewerker eruit ziet of iemand met een vast contract ontslaan? Bij Securex kan het allemaal! Nee contact met ons op voor de mogelijkheden.