Een werknemer ontslaan is een ingrijpende beslissing. Als werkgever moet je niet alleen een geldige reden hebben, maar meestal ook kunnen aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Welke stappen nodig zijn, hangt af van de ontslagreden, de arbeidsovereenkomst en de omstandigheden.
Bij disfunctioneren moet een werknemer bijvoorbeeld weten wat er moet verbeteren en daar een reële kans voor krijgen. Bij een conflict moet je onderzoeken of herstel mogelijk is. Voor bedrijfseconomisch ontslag en ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid loopt de procedure in beginsel via het UWV. En bij persoonlijke ontslaggronden, zoals disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie, kan de kantonrechter bevoegd zijn.
In deze blog lees je wanneer je een werknemer kunt ontslaan, welke ontslagroute past en welke stappen helpen om juridische en menselijke risico’s te beperken.
Nee, een werkgever kan een arbeidsovereenkomst niet zonder geldige reden beëindigen. Er moet doorgaans een redelijke ontslaggrond zijn. Daarnaast moet bij veel ontslaggronden worden onderzocht of de werknemer binnen een redelijke termijn kan worden herplaats in een andere passende functie, eventueel met scholing.
Bij de beoordeling van een ontslag telt niet alleen het uiteindelijke besluit. Ook het proces dat eraan voorafging is belangrijk:
Een dossier moet een feitelijk overzicht van het proces zijn. Het is geen verzameling documenten die pas wordt aangelegd wanneer het ontslagbesluit al is genomen.
Voor het ontslaan van een werknemer is meestal een redelijke ontslaggrond nodig. De reden bepaalt de route:
Welke route je ook kiest, een duidelijke ontslaggrond, zorgvuldig dossier en onderzoek naar alternatieven blijven essentieel.
| Ontslagroute | Wanneer van toepassing? | Wie beslist? |
| Wederzijds goedvinden | Werkgever en werknemer bereiken samen overeenstemming | Werkgever en werknemer |
| Ontslag via UWV | Bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid | UWV |
| Ontbinding via kantonrechter | Onder meer disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een verstoorde arbeidsrelatie | Kantonrechter |
De ontslagreden bepaalt dus niet alleen óf ontslag mogelijk is, maar ook welke procedure je moet volgen.
Bij ontslag met wederzijds goedvinden spreken werkgever en werknemer samen af dat de arbeidsovereenkomst eindigt. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd, meestal in een vaststellingsovereenkomst. Daarin kunnen afspraken staan over:
Na ondertekening heeft de werknemer in beginsel veertien dagen bedenktijd. Wijst de werkgever niet schriftelijk op deze bedenktijd, dan wordt de termijn verlengd tot 21 dagen.
Bij een vaststellingsovereenkomst bestaat niet automatisch een wettelijk recht op een transitievergoeding. Partijen kunnen wel een beëindigingsvergoeding afspreken. De inhoud van de overeenkomst kan gevolgen hebben voor een eventuele WW-uitkering. Laat de overeenkomst daarom juridisch opstellen en/of controleren.
Voor ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden of langdurige arbeidsongeschiktheid vraagt de werkgever in beginsel een ontslagvergunning aan bij het UWV. De werkgever moet de reden met documenten onderbouwen. Bij bedrijfseconomisch ontslag moet onder meer duidelijk zijn:
Bij langdurige arbeidsongeschiktheid beoordeelt het UWV onder meer de duur van de arbeidsongeschiktheid, de herstelverwachting en de re-integratie-inspanningen.
Bij persoonlijke ontslaggronden kan de werkgever de kantonrechter verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Denk aan disfunctioneren, verwijtbaar handelen, een ernstig en duurzaam verstoorde arbeidsrelatie of een toegestane combinatie van ontslaggronden.
De werkgever dient een verzoekschrift met bewijsstukken in. De werknemer kan daarop reageren en beide partijen worden doorgaans uitgenodigd voor een mondelinge behandeling. Een advocaat is niet verplicht, maar vanwege de juridische en financiële gevolgen is gespecialiseerde begeleiding vaak verstandig.
Wij hebben eerder een blog over verschillende ontslagvormen geschreven.
Onvoldoende functioneren kan een ontslaggrond zijn, maar één slechte beoordeling of een algemene mededeling dat iemand niet goed functioneert is onvoldoende. De werkgever moet duidelijk maken:
Een verbeterplan met concrete, meetbare, realistische en haalbare verbeterpunten moet worden opgesteld. Gesprekken en evaluaties moeten schriftelijk worden vastgelegd en de werkgever moet actief ondersteuning bieden.
Een verbetertraject moet een echte kans op verbetering bieden. De passende duur hangt af van de functie, ervaring, aard van de tekortkomingen en beschikbare begeleiding. Wanneer ziekte of een beperking invloed heeft op het functioneren, kunnen andere verplichtingen gelden.
Lees hier meer over disfunctioneren van een werknemer.
Een meningsverschil of arbeidsconflict leidt niet automatisch tot ontslag. De arbeidsrelatie moet zo ernstig en duurzaam verstoord zijn dat voortzetting redelijkerwijs niet kan worden veracht. Onderzoek eerst:
Leg niet alleen het conflict vast. Documenteer ook de pogingen om de samenwerking te herstellen en de reactie van beide partijen.
Verwijtbaar handelen kan een ontslaggrond zijn wanneer het gedrag van een werknemer zo ernstig is dat voortzetting van het dienstverband niet redelijk is. De ernst van het gedrag, de omstandigheden, eerdere waarschuwingen, interne regels en de functie van de werknemer spelen allemaal een rol. Een fout, onvoldoende functioneren, verwijtbaar handelen en een dringende reden voor ontslag op staande voet zijn juridisch verschillende sitauties.
Onderzoek daarom de feiten, pas hoor en wederhoor toe en laat de mogelijke ontslaggrond juridisch beoordelen voordat je een maatregel neemt.
Na twee jaar arbeidsongeschiktheid eindigt de arbeidsovereenkomst niet automatisch. Onder voorwaarden kan de werkgever bij het UWV een ontslagvergunning aanvragen of met de werknemer afspraken maken over beëindiging. Daarbij spelen onder meer de re-integratie-inspanningen, mogelijkheden voor passend werk en de verwachting over herstel een rol.
Bedrijfseconomisch ontslag kan aan de orde zijn bij financiële problemen, structureel minder werk, organisatorische of technologische veranderingen, verhuizing of bedrijfsbeëindiging. De werkgever moet onderbouwen waarom arbeidsplaatsen vervallen en waarom ontslag noodzakelijk is. Ook moeten de juiste ontslagvolgorde en mogelijkheden voor herplaatsing worden onderzocht. Bij uitwisselbare functies kan het afspiegelingsbeginsel bepalen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. De werkgever kan dus niet vrij kiezen wie vertrekt.
Wanneer binnen drie maanden twintig of meer werknemers om bedrijfseconomische redenen worden ontslagen, kunnen aanvullende regels voor collectief ontslag gelden.
Ontslag op staande voet is de meest ingrijpende ontslagmaatregel. Er moet een dringende reden zijn, het ontslag moet onverwijld worden gegeven en de reden moet direct aan de werknemer worden meegedeeld. Een fout in de aanleiding, snelheid, communicatie of bewijsvoering kan grote gevolgen hebben. Geef daarom niet uitsluitend op basis van een vermoeden ontslag op staande voet. Leg relevante feiten vast en vraag direct juridisch advies. Wij adviseren werkgever om ook mogelijke alternatieven zorgvuldig te beoordelen.
Een goed ontslagdossier laat zien wat er is gebeurd, hoe de werkgever heeft gehandeld en welke gelegenheid de werknemer heeft gekregen om te reageren of verbeteren. Afhankelijk van de onstalgreden kan een dossier bestaan uit:
Onder meer de arbeidsovereenkomst, salarisspecificaties, beoordelingen en andere bewijsstukken zijn mogelijke onderbouwingen bij een ontbindingsverzoek.
Bij veel ontslaggronden moet de werkgever onderzoeken of de werknemer binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst, eventueel met scholing. Kijk onder meer naar:
Leg vast welke functies zijn onderzocht en waarom deze wel of niet passend zijn. Bij bedrijfseconomisch ontslag verlangt het UWV dat de werkgever onderbouwt waarom herplaatsing, ook met scholing, niet mogelijk is.
Een werknemer heeft in veel situaties recht op een transitievergoeding wanneer de werkgever het dienstverband beëindigt of een tijdelijk contract niet voortzet. Er zijn uitzonderingen, waardoor de aanspraak per situatie moet worden beoordeeld.
Bij een vaststellingsovereenkomst bestaat niet automatisch hetzelfde wettelijke recht. Werkgever en werknemer kunnen wel een beëindigingsvergoeding afspreken. Controleer bij de financiële afwikkeling ook:
Verzamel de arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, gespreksverslagen, correspondentie en relevante cao- of bedrijfsregelingen.
Maak onderscheid tussen disfunctioneren, verwijtbaar handelen, een conflict, bedrijfseconomische omstandigheden en langdurige arbeidsongeschiktheid.
Onderzoek of een opzegverbod of andere bijzondere bescherming geldt, bijvoorbeeld bij ziekte, zwangerschap, medezeggenschap of vakbondswerk.
Beoordeel of verbetering, begeleiding, scholing, mediation, aanpassing van werkzaamheden of herplaatsing mogelijk is.
Bepaal of overleg over een vaststellingsovereenkomst, een procedure via het UWV of een verzoek aan de kantonrechter passend is.
Doe dit voordat je een definitief besluit communiceert of een vaststellingsovereenkomst aanbiedt.
Bepaal wie aanwezig zijn, wat wordt besproken en welke ruimte de werknemer krijgt om te reageren en vragen te stellen.
Leg vast wat is besproken, welke documenten volgen en welke termijn gelden.
Een zorgvuldig ontslagproces begint met duidelijke verwachtingen, tijdige gesprekken en een feitelijk dossier. Onderzoek eerst of verbetering, herstel, mediation of herplaatsing mogelijk is. Bepaal daarna welke ontslaggrond en ontslagroute bij de situatie passen. Wij ondersteunen werkgevers bij disfunctioneren, arbeidsconflicten, langdurig verzuim, reorganisaties, vaststellingsovereenkomsten en andere ontslagvraagstukken. Onze Legal Advisors kunnen het dossier beoordelen, de juiste route helpen bepalen en begeleiden bij gesprekken of procedures.