Minder risico met payrolling

Er zijn meerdere vormen van werkgeverschap waar jij als ondernemer aan kan denken. Je kunt medewerkers in dienst nemen en de personeelsadministratie zelf bijhouden, een uitzendbureau inschakelen of risico’s beperken met payrolling. De verschillende vormen van werkgeverschap hebben ieder hun eigen voor- en nadelen. In deze blog gaan wij dieper in op payrolling. Wat is payrolling, welke risico’s zijn er en wat zijn de voordelen?

Wat is payrolling?

Payrolling biedt je een manier om personeel in dienst te nemen, zonder zelf juridisch werkgever te zijn. Dat houdt in dat de werknemer op de loonlijst van een payrollbedrijf komt, maar wel voor jou werkt. Het payrollbedrijf zorgt voor bijna alle juridische en administratieve taken die horen bij het werkgeverschap. Denk hierbij aan het opstellen van juridische documenten, loonadministratie, afdracht van belastingen en premies, en verzekeringen bij onder andere arbeidsongeschiktheid.

Het verschil tussen payrolling en het uitbesteden van de salarisadministratie zit vooral in het juridisch werkgeverschap. Besteed jij de salarisadministratie uit, dan ben jij zelf ook juridisch werkgever en moet je dus verlof, verzuim en verzekeringen regelen. Hier zijn handige tools voor, maar met name voor kleine ondernemers die voor het eerst personeel aan willen nemen, of wanneer je veel werkt met seizoensarbeiders, kan een payrollconstructie een oplossing zijn voor jouw werkgeverschap.

Payroll risico’s voor werkgevers

Ieder voordeel heeft zijn nadeel. Ook voor payrolling geldt een aantal risico’s waar je als werkgever rekening mee moet houden, als je erover nadenkt om met payrolling aan de slag te gaan:

• Payroll is duurder dan iemand in dienst nemen, omdat het payrollbedrijf over het algemeen premies meteen doorbelast. Daardoor lijkt het per werknemer duurder om via payrolling medewerkers in dienst te nemen. Echter, als werkgever heb je nu één factuur voor alles, terwijl je anders salarisadministratie, verzekeringen en premies los betaalt. Het is goed om door te berekenen welke oplossing voor jou het meest rendabel is;
• Controle. Het kan zijn dat jij als werkgever wat controle mist. Je geeft immers veel uit handen. Bedenk van tevoren goed of dit bij je past;
• Betrokkenheid. Omdat je werknemers bij een payrollbedrijf in dienst zijn, kan het zijn dat je wat betrokkenheid mist. Als jij de beoordelingsgesprekken ook door de payrollpartner laat uitvoeren, mis je binding met jouw werknemers;
• Als werkgever blijf je deels aansprakelijk bij fouten van het payrollbedrijf. Als het payrollbedrijf bijvoorbeeld geen loonheffing afdraagt, ben jij als werkgever daar verantwoordelijk voor, ondanks dat je geen juridisch werkgever bent.

Wat zijn de voor- en nadelen van payrolling voor werknemers?

Voor werknemers kan het aantrekkelijk zijn om via een payrollbedrijf aan de slag te gaan. Er zijn verschillende voordelen te noemen, namelijk:

• Arbeidsvoorwaarden. Door de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die in werking is gesteld op 1 januari 2020, hebben werknemers die via een payrollbedrijf aan de slag zijn gegaan, recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die bij het bedrijf in dienst zijn;
• Tijdig en correct uitbetalen van het salaris. Een payrollbedrijf heeft kennis van salarisadministratie. De kans op fouten op de loonstrook is minimaal. Eventuele vragen over de loonstrook kunnen ook bij het payrollbedrijf gesteld worden. De werknemer kan altijd terugvallen op een specialist die alles kan uitleggen;
• Juridisch en administratief alles op orde. Arbeidscontracten, -voorwaarden en personeelshandboeken zijn op orde, net als verzuim- en verlofregistratie. Met een payrollbedrijf mag je ervan uitgaan dat de administratie kloppend is en dat de werknemer altijd een correct salaris ontvangt.

Voor werknemers kleven er enkele risico’s aan het werken via payrolling:

• Minder binding met het bedrijf. Ook voor de werknemer geldt dat zij minder binding bij het bedrijf kunnen voelen, omdat zij formeel hier niet in dienst zijn;
• Beperkte loopbaanontwikkeling. Het kan voorkomen dat werknemers die via een payrollbedrijf werken minder mogelijkheden hebben voor loopbaanontwikkeling en promotie binnen het bedrijf waar ze werken.

Waarom zou je kiezen voor een payroll constructie?

Payroll kan een mooie oplossing zijn voor kleine ondernemers die net starten met het aannemen van personeel. Of voor een agrarisch bedrijf dat veel werkt met seizoenarbeiders. Redenen om voor payrolling te kiezen, zijn:

• Bescherming tegen juridische risico’s. Bij ziekte, arbeidsongeschiktheid of ontslag neemt het payrollbedrijf de aansprakelijkheid over. Dit geeft extra zekerheid voor de werkgever;
• Vermindering van de administratieve lasten. Administratieve lasten worden door het payrollingbedrijf overgenomen. Denk hierbij aan de loonadministratie, belastingaangiften en het afdragen van de sociale premies;
• Flexibiliteit. Veel seizoensgebonden werk? Payrolling biedt je de mogelijkheid om flexibel personeel in te zetten zonder langdurige contracten;
• Kostenbesparing. In tegenstelling tot uitzenden kan payroll aanzienlijk goedkoper zijn. Je hoeft namelijk geen wervingskosten te betalen bij payroll, wat wel het geval is bij uitzend;
• Focus op core business. Door te kiezen voor een payroll constructie kun jij je richten op wat echt belangrijk is, jouw core business.

Wat kan Securex voor jou betekenen?

Onze core business is salarisadministratie. Maar wij bieden sinds kort ook payrolling aan. Zo kunnen wij jou nog beter ondersteunen op het gebied van personeelsadministratie. Benieuwd naar wat beter past bij jouw bedrijf, payroll of salarisadministratie? Wij maken samen met jou de beste keuze, zodat jij je kan blijven richten op het uitbouwen an jouw bedrijf. Meer weten? Neem gerust contact op!