Efficiënt, foutloos en volledig volgens wet- en regelgeving
Het beheren van de personeelsadministratie vraagt om aandacht, nauwkeurigheid en actuele kennis van wet- en regelgeving. Voor veel organisaties is dit een tijdrovende en complexe taak. Daarom biedt Securex een complete oplossing om deze administratieve processen uit handen te nemen.
Wij ondersteunen bij uiteenlopende HR-processen. Van indienst- en uitdiensttreding tot verzuim, wijzigingen in dienstverband en personeelsmutaties. Zo houd jij de focus op de kernactiviteiten, terwijl wij zorgen voor een correcte en tijdige verwerking in lijn met alle wettelijke verplichtingen.
Indiensttredingsproces voor een soepele start van elke medewerker
Een nieuwe medewerker welkom heten begint met een strak geregeld indiensttredingsproces. Dit proces verloopt volledig digitaal via Nmbrs, ingericht met vaste workflows die zorgen voor snelheid, nauwkeurigheid en consistentie.
Wij verzorgen onder meer:
- Het digitaal uitvragen van persoonsgegevens en dienstverbandgegevens;
- Het opstellen en vastleggen van arbeidsovereenkomsten en aanvullende documenten;
- Het registreren van de medewerker in het salarissysteem;
- Het aanmelden bij eventuele aanvullende verzekeringen.
Een zorgvuldig en tijdig geregeld uitdiensttredingsproces
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wil je zeker weten dat alles netjes wordt afgehandeld. Securex verzorgt het volledige proces, van contractbewaking tot afmelding bij verzekeringen.
Reguliere uitdiensttreding
Wij houden einddata van contracten nauwlettend in de gaten en informeren je op tijd over aflopende contracten. Samen bepalen we de gewenste vervolgstap, waarna wij de administratieve verwerking verzorgen, van transitievergoeding tot uitdienstmelding in Nmbrs en de aanzeggingsbrief.
Uitdiensttreding via een VSO
Gaat een medewerker via een vaststellingsovereenkomst uit dienst? Dan stellen wij de overeenkomst op, berekenen we de transitievergoeding en verwerken we alle mutaties. Indien gewenst ondersteunen wij je ook bij de onderhandelingen.
Contractverlengingen en wijzigingen in het dienstverband
Wanneer een arbeidsovereenkomst bijna afloopt, houden wij dit automatisch voor jullie in de gaten. We informeren tijdig over de einddatum en stemmen vervolgens met je af welke vervolgstap wenselijk is. Op basis van die terugkoppeling verzorgen wij de volledige administratieve afhandeling. We stellen digitaal een verlengde arbeidsovereenkomst of een addendum op via Nmbrs en verwerken de verlenging direct in het salarissysteem. Zo blijft het proces overzichtelijk, foutloos en volledig in lijn met de wet- en regelgeving.
Wanneer iets verandert in het dienstverband van een medewerker, zorgen wij dat deze wijziging zorgvuldig en correct wordt verwerkt. Denk aan aanpassingen in arbeidsduur, een nieuwe functie, een salariswijziging of andere contractuele afspraken. Wij stellen digitaal het benodigde addendum of de aangepaste overeenkomst op via Nmbrs en verwerken de wijziging direct in het salarissysteem. Ook leggen we alles netjes vast in het personeelsdossier en melden we eventuele wijzigingen bij verzekeraars wanneer dat nodig is. Zo blijven alle gegevens up-to-date en volledig compliant, zonder extra administratieve druk voor jouw organisatie.
Uitbesteden van het verzuimproces
Verzuimadministratie vraagt om nauwkeurigheid en tijdige opvolging. Securex neemt de volledige administratieve en procesmatige afhandeling rondom verzuim uit handen. Afhankelijk van de situatie onderscheiden wij de volgende verzuimprocessen:
- Verwerking van alle verzuimmutaties in Nmbrs;
- Ziekmeldingen aan relevante verzekeringen;
- Wijzigingen zoals ziektepercentage of betermelding;
- Melding langdurig verzuim (week 42) bij het UWV;
- Optioneel bieden wij casemanagement en opvolging Wet verbetering poortwachter aan.
Ook voor WAZO-aanvragen kan je bij ons terecht!
Wanneer een medewerker te maken krijgt met zwangerschaps-, bevallings- of ouderschapsverlof, zorgen wij voor een correcte en tijdige afhandeling van alle WAZO-aanvragen. We verwerken de benodigde mutaties in Nmbrs, melden de aanvraag bij de relevante verzekeringen en instanties en sturen een duidelijke bevestiging naar de medewerker. Zo verloopt het proces soepel en volledig volgens de wettelijke eisen, zonder dat je hier extra tijd of aandacht aan hoeft te besteden.
Personeelsmutaties
Daarnaast verzorgen wij de volledige administratieve verwerking van:
- Salarismutaties;
- Wijzigingen in persoonlijke gegevens;
- Verlofaanvragen en verlofmutaties;
- Declaraties en overige vergoedingen.
Vragenloket voor werknemers
Ook voor jouw werknemers staan wij klaar! Securex fungeert namelijk als centraal aanspreekpunt voor jouw medewerkers met vragen over HR-administratie. Wij beantwoorden vragen over onder andere verzuim en verzuimregistratie, verlof(saldi), salarisverwerking en loonstroken, personeelsmutaties, arbeidsovereenkomsten en HR-documentatie.
Zolang de vragen van administratieve of procesmatige aard zijn, handelen wij dit zelfstandig af. Komen er vragen binnen die inhoudelijke besluitvorming of beleidsmatige keuzes vereisen, dan stemmen wij dit af met de werkgever.
Klaar voor rust, overzicht en een foutloze personeelsadministratie?
Met Securex haal je een betrouwbare partner in huis die processen stroomlijnt en administratieve lasten wegneemt. Professioneel, zorgvuldig en volledig conform wet- en regelgeving. Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten!
