Voor veel ondernemers is het aannemen van een eerste werknemer een mijlpaal. Je kunt taken delegeren en je bouwt aan een team. Maar personeel aannemen als zzp’er of kleine ondernemer brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. In deze blog lees je wat er komt kijken bij het aannemen van personeel, welke stappen je moet doorloepen en hoe je dit slim aanpakt.
Als ondernemer kan het zijn dat je op een punt komt waarop je het niet meer alleen redt. Je wilt groeien, meer klanten bedienen of simpelweg de werkdruk verlagen. Starten met het aannemen van personeel is dan een logische stap. Maar voordat je iemand in dienst neemt, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn.
Met dit handige stappenplan helpen we je vast op weg bij het aannemen van een nieuw personeelslid.
Bepaal je personeelsbehoefte
Wat voor functie wil je invullen? Is het een tijdelijke opdracht of structureel werk? Denk na over het profiel van je eerste medewerker en welke vaardigheden je nodig hebt.
Stel een arbeidscontract op
Een arbeidscontract is verplicht. Hierin leg je afspraken vast over werktijden, salaris, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden. Zorg dat het contract voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
Zodra je iemand in dienst neemt, moet je je registreren als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer en moet periodiek aangifte doen.
Regel je loonadministratie
Loonadministratie starten is essentieel. Je moet loonstroken maken, loonbelasting afdragen en pensioenpremies verwerken. Dit kun je zelf doen of uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor.
Sluit verplichte verzekeringen af
Denk aan de Ziektewet, de Wet verbetering poortwachter en eventueel een verzuimverzekering. Zo voorkom je financiële risico’s bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Zorg voor een veilige werkplek
Je bent verplicht om een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) op te stellen. Dit is een overzicht van de risico’s op de werkvloer en hoe je deze beperkt.
Het aannemen van je eerste werknemer is spannend, maar ook risicovol als je bepaalde zaken over het hoofd ziet. Wij geven je de meest voorkomende fouten die ondernemers maken bij het starten van personeel en laten je uiteraard weten hoe je ze voorkomt.
Geen duidelijke functieomschrijving
Een vage of te brede functieomschrijving leidt tot verwarring bij de medewerker én bij jezelf. Zonder heldere verwachtingen is het lastig om prestaties te beoordelen of taken goed te verdelen. Zorg voor een concreet profiel met taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen. Maak het jezelf gemakkelijk door een functieprofiel als basis voor je vacaturetekst én onboarding te gebruiken.
Onvolledige of onjuiste loonadministratie
Veel ondernemers onderschatten wat er komt kijken bij het starten van een salarisadministratie. Denk aan het opstellen van loonstroken, het berekenen van vakantiegeld, het afdragen van loonbelasting en het bijhouden van verlof. Fouten hierin kunnen leiden tot boetes van de Belastingdienst of ontevreden medewerkers.
Vergeten om een RI&E op te stellen
Een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) is wettelijk verplicht zodra je personeel in dienst hebt. Toch vergeten veel ondernemers dit, vooral bij kantoorfuncties. Zonder RI&E loop je risico op boetes én op onveilige werksituaties. Ook thuiswerkplekken vallen onder de RI&E-verplichting.
Geen goede onboarding
Een medewerker die zonder introductie begint, voelt zich verloren. Onboarding is meer dan een rondleiding. Het gaat om het integreren in de bedrijfscultuur, het begrijpen van processen en het opbouwen van vertrouwen. Een slechte onboarding vergroot de kans op vroegtijdig vertrek. Met een onboardingsplan zorg je voor een duidelijke uitleg over systemen en manage je verwachtingen.
Onduidelijkheid over arbeidsvoorwaarden
Als arbeidsvoorwaarden niet goed zijn vastgelegd, ontstaan er snel misverstanden. Dit kan zijn in bijvoorbeeld werktijden, pauzes, thuiswerkbeleid of reiskostenvergoeding. Het kan leiden tot conflicten of juridische problemen. Met een personeelshandboek tackel je deze problemen.
Geen inzicht in de totale kosten van personeel
Het brutoloon is niet het enige dat jij als ondernemer betaalt. Er komen nog bijkomende kosten bij zoals werkgeverslasten, verzekeringen, pensioenpremies en opleidingsbudget. Gebruik als vuistregel ongeveer 125 tot 145% van het brutoloon als totale kosten per medewerker.
Het aannemen van personeel in Nederland brengt aanzienlijke kosten met zich mee, die verder gaan dan alleen het brutoloon. Er zijn een aantal directe, indirecte en aanvullende kosten die je als werkgever kunt verwachten als je personeel aanneemt.
Het begint bij het brutoloon, maar daar stopt het niet
Stel, je wilt een medewerker aannemen voor een bruto maandsalaris van €3.000. Lekker overzichtelijk toch? Bovenop het brutoloon komen allerlei verplichte en aanvullende kosten. Denk maar eens aan vakantiegeld, pensioenpremies, verzekeringen en werkgeverslasten. Bij elkaar tikt dat toch best aan.
Directe loonkosten als basis
De directe loonkosten zijn het meest zichtbaar. Je hebt natuurlijk het brutoloon van €3.000. Daarbovenop komt het vakantiegeld, dat minimaal 8% van het bruto jaarsalaris is. Afhankelijk van jouw beleid kun je jouw werknemer ook bonussen of een dertiende maand uitkeren. Deze kosten zijn de kern van je loonkosten.
Indirecte kosten
Indirecte kosten zijn de verborgen lasten die je moet dragen als werkgever. Je bent namelijk verplicht om sociale premies af te dragen:
Houd ook rekening met kosten voor ziekteverzuim. In Nederland ben je verplicht om tot twee jaar door te betalen bij ziekte. Een verzuimverzekering kan dit risico deels afdekken, maar brengt ook kosten met zich mee.
Aanvullende kosten, van werkplek tot vergoedingen
Naast loon en premies zijn er nog andere kosten die je niet moet vergeten:
Zodra je personeel in dienst hebt, ben je wettelijk verplicht om een RI&E uit te voeren. De kosten hiervan zijn afhankelijk van de grootte van je bedrijf.
Starten met personeel is een grote stap, maar met de juiste voorbereiding voorkom je verrassingen. Door te investeren in goede arbeidsvoorwaarden, duidelijke afspraken en een veilige werkplek, leg je de basis voor een succesvolle samenwerking.
Bij Securex helpen we je bij het aannemen van je eerste medewerker. Wij bieden je op verschillende manieren hulp aan, zoals met payrolling, ons starterspakket of met legal ondersteuning. Meer weten? Neem contact met ons op!