Voorkom dubbele gegevens in je HR-systemen

Automatisering en datagedreven werken zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Ook op het gebied van HR valt er veel te automatiseren. Het is cruciaal dat deze systemen betrouwbaar en efficiënt zijn. Wat je niet wilt, zijn dubbele gegevens in je HR-systemen. Dubbele gegevens, ook wel dubbele data of dubbele invoergegevens genoemd, leiden tot fouten, inefficiëntie en compliance-risico’s. In deze blog vertellen we je meer over de oorzaken, gevolgen en oplossingen rondom dubbele data in HR-processen.

Hoe ontstaan dubbele gegevens in je HR-systemen?

Stel je voor: een medewerker verandert van functie binnen jouw organisatie. De HR-medewerker voert de nieuwe gegevens in het salarissysteem in, maar vergeet deze aanpassing door te voeren in het talentmanagementsysteem. Een paar weken later blijkt dat dezelfde medewerker twee keer in verschillende systemen staat, met verschillende functietitels en afdelingen. Een klassiek voorbeeld van dubbele gegevens.

Dubbele gegevens ontstaan wanneer dezelfde informatie meerdere keren wordt opgeslagen in één of meerdere systemen. Soms zijn de gegevens identiek, maar vaak ontstaan er kleine variaties door bijvoorbeeld foutieve invoer. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Meerdere profielen voor één medewerker;
• Verschillende versies van contractinformatie;
• Dubbele invoer door handmatige data-entry.

Wat zijn de risico’s van dubbele gegevens in HR-systemen?

Dubbele gegevens lijken misschien een klein administratief ongemak, maar in de praktijk kunnen ze grote gevolgen hebben. Denk even terug aan het voorbeeld hierboven. Stel dat jij een rapport opstelt over het ziekteverzuim binnen jouw organisatie. Door het dubbele profiel wordt de betreffende medewerker twee keer meegeteld in verschillende functies en op verschillende afdelingen. Het resultaat is een onbetrouwbaar rapport, met alle gevolgen van dien. Dubbele data kan ook leiden tot:

• Foutieve salarisadministratie. Een medewerker staat twee keer op de loonlijst, een bankrekeningnummer is maar op één plek gewijzigd, of verlofuren worden niet goed verwerkt;
• AVG-risico’s. Persoonsgegevens worden onnodig dubbel opgeslagen;
• Wantrouwen bij medewerkers en management;
• Tijdverlies, omdat de HR-afdeling fouten moet opsporen en corrigeren.

Hoe voorkom je dubbele gegevens in je HR-systemen?

Veel van deze problemen zijn te voorkomen door het automatiseren van data-entry. Laat systemen met elkaar communiceren en zorg ervoor dat informatie automatisch wordt gesynchroniseerd. Dit kan onder andere door:

• API-koppelingen tussen HR-systemen, zodat je gegevens maar op één plek hoeft in te voeren;
• Een centrale plek waar alle systemen samenkomen en die als leidend systeem fungeert;
• Regelmatige datakwaliteitscontroles, waarbij dubbele of afwijkende gegevens automatisch worden opgespoord.

Door automatisering wordt data-entry niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. Zo krijgt jouw HR-afdeling weer tijd voor de menselijke kant van HR.

Welke HR-processen kun je automatiseren?

Veel HR-processen zijn te automatiseren. Dit maakt het werk op de HR-afdeling efficiënter en bespaart tijd en kosten. Maar welke processen zijn het meest geschikt?

1. Talentmanagement. In deze krappe arbeidsmarkt is het lastig om de juiste mensen aan te trekken én te behouden. Door talentmanagement te digitaliseren, krijg je inzicht in wie de uitblinkers zijn en kun je ze gericht inzetten binnen de organisatie.
2. Data inzetten voor besluitvorming en sturing. Door digitalisering kun je data bundelen en hieruit rapportages en analyses genereren. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie, wat besluitvorming eenvoudiger maakt.
3. Verbeteren van de employee journey. Digitalisering en automatisering dragen bij aan een betere medewerkersbeleving en vergroten de betrokkenheid. Denk aan geautomatiseerde processen voor onboarding, verlofaanvragen, reiskostenvergoedingen en beoordelingsgesprekken. Zo maak je het jezelf én je medewerkers een stuk makkelijker!

Met automatisering kan je meer met minder. Je hoeft gegevens niet meer op meerdere plekken in te voeren of handmatig te controleren. Dit bespaart tijd én geld. Medewerkers kunnen zich richten op taken met meer toegevoegde waarde, zoals persoonlijke HR-begeleiding of recruitment. Misschien kun je zelfs afscheid nemen van het recruitmentbureau.

Onze conclusie: voorkom dubbele data!

Dubbele gegevens in HR-systemen zijn geen klein ongemak, maar een serieus risico. Laat je analyses niet verstoren, bespaar kosten en tijd, en zorg dat alles juridisch klopt door processen te automatiseren en digitaliseren. Zo zorg je ervoor dat je HR-data betrouwbaar is en je organisatie op mensen kan bouwen.

Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Met onze afdelingen HR-tech en Connecting Data helpen wij je graag bij het optimaliseren van je Nmbrs-omgeving of het koppelen van verschillende processen, zodat je alles uit één centrale plek kunt halen. Neem gerust contact op met Sjors, onze sales- en accountmanager. Hij helpt je graag verder!