Wanneer is een salarisadministratiekantoor nodig voor jouw bedrijf?

Als ondernemer ben je natuurlijk het liefst bezig met ondernemen. Het kan zomaar zijn dat jouw bedrijf dusdanig hard groeit, dat jij personeel aan moet nemen om alles te kunnen verwerken. Hoe verwerk je dan de salarisadministratie? Ga jij de salarisstrook maandelijks zelf maken en zorg je dat je alle kennis in huis hebt? Of laat je het uitbesteden en blijf je lekker aan jouw business werken? Dat laatste klinkt aantrekkelijk, niet?

Door een samenwerking met een kantoor waar je personeelsadministratie wordt gedaan, zorg jij voor een betrokken medewerker die graag bij jou werkt. In deze blog laten we je de voordelen van een salarisadministratiekantoor zien, welke fouten veel worden gemaakt en hoe wij jou kunnen helpen met groeien. Lees je mee?

De voordelen van een salarisadministratiekantoor

Waarom zou je kiezen om samen te werken met een salarisadministratiekantoor? Kan je die salarisstrook niet gewoon zelf maken? Natuurlijk kan dat wel, maar je mist een aantal voordelen die je wel hebt als je voor een kantoor kiest:

1. Tijd- en kostenbesparing. Het uitbesteden van de salarisadministratie kan je een hoop tijd en geld schelen. Het scheelt personeelskosten, omdat je niemand hoeft op te leiden of aan te nemen om deze administratie te doen. Ook hoef je jezelf niet op te leiden en je kennis te onderhouden, wat aanzienlijk scheelt in tijd en kosten.
2. Vermindering van fouten in jouw salarisadministratie. Een salarisadministratiekantoor is op de hoogte van de huidige wet- en regelgeving, omdat zij deze onderhoudt. Dat leidt tot een vermindering van fouten in de administratie en zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen.
3. Expertise. Bij een salarisadministratiekantoor werken mensen die dagelijks bezig zijn met salarisadministratie. Zij hebben het antwoord op al jouw vragen, ook al zijn ze nog zo complex.
4. Continuïteit. Stel, je hebt intern iemand in dienst die voor jou de salarisadministratie regelt en je betaalt altijd de 24ste uit. Maar jouw medewerker wordt een paar dagen van tevoren langdurig ziek. Wat doe je dan? Bij een salarisadministratiekantoor kan je er vanuit gaan dat de salarisrun gewoon klaar staat.
5. Software. Salarisadministratiekantoren werken vaak met HR en salarissoftware. Ze zijn vaak gespecialiseerd in de software waarmee ze werken, waardoor jij zeker weet dat ze de software voor jouw bedrijf goed implementeren.
6. Last but not least, jij kan je focussen op je core-business! Door de salarisadministratie uit te besteden, kan jij je focussen op jouw kernactiviteiten.

Veelgemaakte fouten zonder een salarisadministratiekantoor

Je kan besluiten om de salarisadministratie zelf te doen en geen gebruik te maken van een salarisadministratiekantoor. Zolang er weinig in jouw administratie veranderd, hoeft dit geen probleem te zijn. Let je op de volgende, veelgemaakte fouten?

• Identificatie van medewerkers. Houd er rekening mee dat een rijbewijs niet voldoende is voor de salarisadministratie. Op een rijbewijs staat geen nationaliteit, welke nodig is om een medewerker te identificeren. Je moet een kopie van het paspoort, de identiteitskaart of het vreemdelingendocument bewaren voor jouw administratie;
• Overschrijd de vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR) niet. Bij overschrijding van de vrije ruimte moet je 80% belasting betalen over het overschrijdende bedrag. Een naheffing is nooit fijn;
• Verkeerd naleven van het arbeidsrecht. Maak je arbeidsrechtelijke fouten in bijvoorbeeld het arbeidscontract, dan kan dit een juridisch geschil worden met jouw medewerker;
• Verkeerd berekenen van diverse soorten verlof. De Nederlandse wetgeving kent velen soorten verlof. Bereken ze goed, om foutieve uitbetalingen bij uitkeringen te voorkomen;
• Houd rekening met vergoedingen en verstrekkingen. Een werkgever mag maar €0,23 per km aan onbelaste reiskostenvergoeding geven. Stel je dit verkeerd in, dan kan dit vervelende gevolgen hebben voor jouw medewerker.

Wat zijn de gevolgen van fouten in jouw administratie?

Fouten maken is menselijk. Het is wel noodzakelijk om dit in je salarisadministratie zo veel mogelijk te voorkomen. De gevolgen van fouten in de salarisadministratie kunnen groot zijn:

• Medewerkers voelen de gevolgen direct in hun portemonnee. Onjuiste salarisbetalingen kunnen leiden tot financiële stress als er te weinig wordt uitbetaald. Ook kan het problemen opleveren bij de belastingaangiften en sociale premies;
• Boetes van de Belastingdienst. Fouten in de loonheffingen zorgen voor hoge boetes bij de Belastingdienst. Denk er ook aan dat je op tijd de belastingaangiften indient en dat je sociale premies correct afdraagt;
• Minder betrokkenheid bij medewerkers. Waarom zou je gemotiveerd aan het werk gaan als je werkgever niet op tijd of niet correct uitbetaald? Potentiële medewerkers kunnen hier ook lucht van krijgen, waardoor ze liever niet bij jou solliciteren;
• Ken jij alle subsidies en regelingen die je van de overheid kan krijgen? Als je niet of niet goed op de hoogte bent van de mogelijkheden binnen de wet- en regelgeving, kan het zijn dat je wat misloopt, wat natuurlijk zonde is.

Securex: jouw partner als salarisadministratiekantoor (en meer!)

Van origine zijn wij bij Securex een salarisadministratiekantoor. Met meer dan 15 salarisadministrateurs helpen wij jou met een correcte salarisadministratie. Met een goede loonadministratie creëer jij de fijne en betrokken medewerker die je graag in dienst wil houden. Wij zijn op de hoogte van de strenge wet- en regelgeving. Als wij de salarisadministratie voor jou verzorgen, mag je uitgaan van de volgende voordelen:

• Implementatie van de complete salarisadministratie in Nmbrs en deze up-to-date houden;
• Wij verzorgen de periodieke loonaangiften bij de Belastingdienst en indien wenselijk ook bij het pensioenfonds;
• Wij zijn bereikbaar voor al jouw vragen met betrekking tot de salarisadministratie.

Maar als echte HR-dienstverlener mag je meer van ons verwachten! Wij kunnen je namelijk ook ondersteunen op de volgende vlakken:

• Onze Legal Advisors ondersteunen je met alle juridische arbeidszaken. Advies nodig bij het opstellen van arbeidscontracten, een juridisch geschil of ontslagprocedures? Wij staan klaar voor je. De toegevoegde waarde van onze dienstverlening is dat wij niet alleen de kennis van het arbeidsrecht bezitten, maar ook thuis zijn in salaris- en loonbelastingwetgeving. Zo overzien wij een veel breder vlak, waardoor wij optimaal kunnen adviseren;
• Onze Nmbrs consultants hepen je modules en workflows in Nmbrs in te richten, zodat jij de software voor meer doeleinden kan gebruiken dan alleen salarisadministratie. Want hoe fijn is het dat jij, als je een nieuwe collega hebt aangenomen, een workflow kan doorlopen zodat je precies weet wat je moet regelen? Of dat de verlofmodule goed voor je wordt ingericht, zodat jouw collega’s via de module verlof aan kunnen vragen?
• Maak jij gebruik van boekhoudpakketten, tijdregistratiesystemen of planningstools? Veel software is te koppelen aan Nmbrs. Hierdoor koppelen we moeiteloos de apps aan elkaar, zodat er geen informatie verloren gaat.

Vragen of geïnteresseerd? Neem contact met ons op!

Op zoek naar een partner voor jouw salarisadministratie? En gaat jouw voorkeur uit naar een complete HR-dienstverlener? Dan zijn wij de partij voor jou! Neem gerust contact met ons op.