Waarom de salarisadministratie uitbesteden?

Wil jij minder tijd kwijt zijn aan jouw salarisadministratie en je meer focussen op de bedrijfsactiviteiten? De salarisadministratie uitbesteden kan een oplossing bieden. Met onze expertise en geavanceerde software maken we jouw salarisadministratie efficiënter en kosteneffectiever. We zorgen ervoor dat jouw loonadministratie vlekkeloos verloopt, zodat jij je kunt concentreren op jouw bedrijf.

Ben je eigenlijk verplicht om een salarisadministratie bij te houden? Wat zijn de voor- en nadelen van het uitbesteden van de salarisadministratie? Dat én meer lees je hier.

Moet je een salarisadministratie bijhouden?

Heb je een medewerker in dienst? Dan is de salarisadministratie verplicht. Je houdt de salarisadministratie bij voor:

• Het bedrijf. Je hebt zo inzicht in wat je betaalt aan loonkosten;
• De medewerkers. Zij ontvangen op tijd het salaris met een loonstrook en een jaaropgave die ze kunnen gebruiken voor het invullen van de gegevens voor de inkomstenbelasting;
• De Belastingdienst. De Belastingdienst berekent aan de hand van de salarisadministratie hoeveel loonheffing en sociale premies je moet afdragen.

De salarisadministratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Als je daar niet aan voldoet en verkeerde gegevens invoert, kun je flinke boetes krijgen. De financiële administratie moet je minimaal 7 jaar bewaren.

Wat houdt de salarisadministratie in?

Als bedrijf ben je wettelijk verplicht om de zakelijke en financiële activiteiten bij te houden in jouw administratie. Hieronder valt dus ook de salarisadministratie, wat ook wel ‘loonadministratie’ wordt genoemd. In de salarisadministratie noteer je onder andere de salarissen en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden. Verder dien je iedere maand onder andere de loonheffingen door te geven aan de Belastingdienst. Je kunt de salarisadministratie zelf bijhouden of het uitbesteden.

Wat kost het om de salarisadministratie uit te besteden?

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om de salarisadministratie uit te besteden. Dat is niet voor niets. Salarissen verwerken en alle administratie op de juiste manier bijhouden is een complexe en tijdrovende taak.

De kosten voor het uitbesteden van je salarisadministratie kunnen variëren. Dat is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van jouw bedrijf, het aantal medewerkers dat je in dienst hebt en de specifieke diensten die je nodig hebt.

Hier zijn enkele veelvoorkomende kostenmodellen.

Per medewerker per maand

Veel aanbieders rekenen een vast bedrag per medewerker per maand, variërend van ongeveer €10,- tot €20,- per medewerker. De prijs hangt af van de complexiteit van de administratie en eventuele extra diensten die worden geleverd.

Vaste maandelijkse fee

Hierbij betaal je een vast maandtarief, ongeacht het aantal medewerkers. Dit kan variëren van €50,- tot enkele honderden euro’s per maand, afhankelijk van de omvang en behoeften van het bedrijf.

Opstartkosten

Bij sommige bedrijven kunnen eenmalig opstartkosten voor het instellen van de salarisadministratie worden gevraagd. Deze kosten kunnen variëren van €100,- tot €500,- of meer, afhankelijk van de complexiteit.

Extra diensten

Aan extra diensten, zoals advies over arbeidsrecht, het beheren van personeelsdossiers of het opstellen van arbeidscontracten zijn vaak kosten aan verbonden.

Wil jij meer weten over onze prijzen? Sales- en accountmanager Sjors vertelt je er graag meer over.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

Er zijn veel voordelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Hieronder vind je de vijf belangrijkste voordelen.

1. Altijd up-to-date kennis. De wet- en regelgeving rondom loonadministratie is complex, verandert geregeld en is lastig bij te houden. Is dit niet jouw specialiteit? Dan is de kans groot dat het je aan cruciale kennis en precisie ontbreekt. Dit kan leiden tot gemiste subsidies of boetes door fouten. En dat is zonde van je geld.
   Door de salarisadministratie uit te besteden, voorkom je deze problemen en profiteer je van expertise en up-to-date kennis.
2. Tijdwinst. Zowel de administratie zelf als je verdiepen in alle wetten en regels rondom salarisadministratie en bijvoorbeeld loonheffingen en pensioenbijdragen, zijn tijdrovende taken.
   Als je de administratie uitbesteedt, heb je meer tijd om je te concentreren op de kernactiviteiten binnen jouw bedrijf.
3. Het kan goedkoper zijn. Salarisadministratie uitbesteden is kosteneffectief. Je bespaart tijd en profiteert van deskundige kennis.
4. Zekerheid dat het werk goed wordt gedaan. Als je de salarisadministratie door specialisten laat doen, zorgt dat voor optimale uitvoering en verklein je het risico op fouten en boetes aanzienlijk. Ook waarborgt het de continuïteit.
5. Tevreden medewerkers. Dat loon altijd op tijd wordt uitbetaald, draagt bij aan tevreden medewerkers.

Nadelen salarisadministratie uitbesteden

Uiteraard zijn er ook nadelen te vinden aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Hieronder vind je de drie belangrijkste nadelen.

1. Je hebt minder inzicht. Je hebt minder direct inzicht in de salarisadministratie dan als je de administratie zelf beheert. Wel kan je om gegevens en analyses vragen om toch zoveel mogelijk inzicht te behouden.
2. Kosten. Het uitbesteden van de salarisadministratie kost geld. Echter, een salarisadministrateur in dienst nemen of jezelf opleiden en de kennis onderhouden kost ook geld. Dit is een afweging die je zelf moet maken.
3. Mutaties aanleveren. Je bent zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de mutaties. Je hebt dus nog steeds werk aan de salarisadministratie, ondanks dat je de administratie bij een salarisverwerkingskantoor hebt ondergebracht.

Securex als partner voor jouw salarisadministratie?

Heb je behoefte aan meer rust in de salarisadministratie, meer tijd om aan de kernactiviteiten van het bedrijf te besteden en fijne en betrokken medewerkers? Hier lees je hoe wij je daarbij kunnen helpen.